Cambiar una oficina de lugar no consiste simplemente en guardar unos ordenadores y llevarlos al nuevo espacio.
Hay mesas, sillas, documentos, equipos, cajas y muchas personas que necesitan seguir trabajando.
Por eso, una mudanza de oficina necesita estar bien organizada.
La idea es sencilla: conseguir que todo llegue al nuevo lugar intentando afectar lo menos posible al trabajo diario.
Parece complicado, pero si preparas cada paso con tiempo puede ser mucho más fácil.
Cómo organizar una mudanza de oficina
Lo primero es decidir qué día se realizará el traslado.
A partir de esa fecha puedes preparar todo lo demás.
Haz una lista de las cosas que hay en la oficina y separa aquello que debe trasladarse de lo que ya no necesitas.
Puedes revisar:
- Mesas y sillas.
- Ordenadores y pantallas.
- Impresoras.
- Archivadores.
- Documentos.
- Material de oficina.
- Decoración.
- Otros equipos.
No necesitas llevar absolutamente todo a la nueva oficina.
Una mudanza también puede ser el momento perfecto para eliminar aquello que lleva años ocupando espacio sin utilizarse.
Embalaje para una mudanza de oficina
El embalaje es especialmente importante cuando tienes que trasladar equipos electrónicos, documentos y objetos de trabajo.
No mezcles todo dentro de las mismas cajas.
Agrupa las pertenencias por departamentos, personas o zonas de la oficina.
Por ejemplo:
Administración – documentos
Marketing – material de oficina
Dirección – archivos
Esto hará que colocar todo en el nuevo espacio sea mucho más sencillo.
Cómo preparar ordenadores y equipos
Antes de desconectar un ordenador, comprueba que la información importante esté correctamente guardada.
Después puedes identificar cables, cargadores y accesorios para saber a qué equipo pertenece cada uno.
Una fotografía de las conexiones también puede ayudarte.
Cuando llegues a la nueva oficina, sabrás mucho mejor dónde conectar cada cosa.
Los equipos delicados deben protegerse correctamente durante el traslado para evitar golpes.
Traslado de muebles de oficina
Mesas, sillas, estanterías y archivadores pueden ocupar gran parte del espacio durante una mudanza de oficina.
Antes del traslado, revisa qué muebles pueden transportarse completos y cuáles necesitan desmontarse.
También conviene medir los muebles más grandes y comprobar los accesos de ambas oficinas.
Revisa puertas, ascensores, pasillos y escaleras.
Ese enorme escritorio puede quedar perfecto en el nuevo despacho, pero primero tiene que conseguir llegar hasta allí.
Desmontaje y montaje de muebles de oficina
Si necesitas desmontar muebles, guarda los tornillos y piezas pequeñas de forma ordenada.
Puedes utilizar una bolsa diferente para cada mesa, armario o estantería.
Identifica cada bolsa y, si es necesario, haz fotografías antes de desmontar los muebles.
Esto facilitará mucho el montaje de muebles en la nueva oficina.
También puedes decidir previamente dónde irá cada uno.
Así evitarás mover una mesa tres veces hasta encontrar su lugar definitivo.
Cómo hacer el traslado sin detener la actividad
Una empresa no puede dejar de trabajar durante días simplemente porque está cambiando de oficina.
Por eso, es importante decidir qué debe trasladarse primero y qué puede esperar.
Puedes organizar la mudanza por zonas o departamentos.
También conviene preparar primero el nuevo espacio para que los equipos importantes puedan instalarse cuanto antes.
Informa al equipo sobre las fechas y explica cómo deben preparar sus puestos.
Cada persona puede encargarse de guardar sus objetos personales y etiquetar correctamente aquello que utiliza.
Cuanto más claro esté el plan, menos confusión habrá durante el traslado.
Almacenaje durante una mudanza de oficina
Puede ocurrir que la nueva oficina todavía no esté completamente preparada cuando tengas que abandonar la anterior.
También puedes descubrir que tienes más muebles de los que caben en el nuevo espacio.
En estos casos, un servicio de almacenaje o guardamuebles puede ser útil.
Puedes guardar temporalmente mesas, sillas, cajas y otros elementos hasta decidir dónde colocarlos.
Antes de almacenarlos, aprovecha para revisar qué merece realmente la pena conservar.
No tiene demasiado sentido pagar por guardar durante meses una silla rota que nadie quiere utilizar.
Planifica tu mudanza de oficina con tiempo
Una mudanza de oficina bien organizada puede ayudarte a cambiar de espacio sin convertir el trabajo diario en un caos.
Empieza con tiempo, haz un inventario, etiqueta las cajas, protege los equipos y decide dónde irá cada mueble antes del traslado.
También es importante que todas las personas sepan cuándo se realizará la mudanza y qué deben preparar.
Cuanto mejor organizado esté todo antes de empezar, más sencillo será volver a trabajar desde la nueva oficina.
Si tu empresa está preparando un cambio de ubicación, en Murban Mudanzas podemos ayudarte con el traslado de muebles, cajas y equipos. Cuéntanos cómo será tu mudanza de oficina y solicita tu presupuesto para empezar a organizarla.
